仕事の職種を問わず、生産性の向上というのは永遠のテーマの一つだと思います。
この「生産性の向上」というテーマについて、思うところがあったので一つ持論を書いておこうと思います。
生産性を上げるには現場から一度離れる
仕事の生産性を上げるためには、まず日々の仕事から離れてみることが必要だと思います。
毎日の実務を着々とこなしていくのは、大変心地の良いものだと思います。しかし、そこに落とし穴があるわけで、「今のままでいいや」という、今回の記事のテーマからすれば本末転倒なことになってしまいます。生産性を上げるには、一度現場から離れてみることが必要です。現場から離れて仕事を見てみることで、客観視することができます。現場で見てしまうと、頭にカーッと血が上って客観視どころか、手当たり次第にやるという、最もコストパフォーマンスの低い選択をしてしまいがちです。
まずは頭は冷やさないといけません。
逆算発想を身につける
もうこれが要と言ってもいいかもしれません。納期のない仕事ならともかく、この世の中に存在している仕事のほとんどには必ず「納期」だったり、「締め切り」だったり、「デッドライン」だったりするものが付随しています。
当たり前ですが、最初に手に取った受注書から仕事を始めていくのは愚かな行動です。手元にある仕事の仕様書だったり、受注書だったり、そういったものにざっと目を通して、少なくともそれぞれの仕事をいつまでにやり終えてしまわなければいけないのか、紙やノートに書くなり、スマホのメモアプリに記録しておくなりすることが大事です。
そして、そこからいつまでに何を済ませてしまわなければならないかと、逆算していく。基本と言えば基本ですが、基本すぎてなかなかできないものです。
前日に段取りを決める
「備えあれば憂いなし」ということわざが物語っているように、前日に翌日の仕事のスケジュールを決めてしまう。ガチガチに決めてしまっては、かえってスピードを重視するあまり、品質を落としてしまい兼ねないので、スケジュールにはある程度「遊び」が必要です。別の言葉で言い換えれば、「バッファ」ですね。ゆとりを持ちましょう。
料理を通して仕事の生産性向上のヒントを学ぶ
少し意識高い系の人々が大好きなのが「マルチタスク」でしょう。ダメです、これ。ゼッタイ。
複数のことを同時にこなすというわけなのですけど、人の頭脳でそこまでできる人はなかなかいません。シングルタスクの連続が続くだけです。
そのことをFacebookに書いていたら、「あ、これは料理と一緒だな」と思いました。
料理をする人は分かると思いますが、料理におけるすべての行為は、基本的にすべて繋がっています。ペペロンチーノというパスタ料理を作る際には、スパゲティを茹でるところから始めます。茹でている最中にペペロンチーノにするためのソースをフライパンで作っていきます。そのためにニンニクをスライスしたり、鷹の爪を輪切りにしたりと、幾つかの工程があります。すべての工程は「ペペロンチーノを作る」という目的の遂行のために行われているわけです。
仕事の生産性を上げるときに、絶対に外してはいけないのが「求めている結果の把握」です。料理でいうなら、「何を作ろうとしているのか？」ですね。目的を遂行するために１本の道を明確に引いて、そこからブレない、ズレないようにしていきます。成果や結果のあるべき形がきちんと見えているのなら、そこから仕事を因数分解していく。至ってシンプルなことですが、現場にいてしまうとついつい忘れてしまいがちです。
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「仕事の生産性を上げたい人に読んでもらいたいこと」として書きましたが、実はこれは自分自身が毎日ぶち当たっていることなので、自分自身にあてて書いたようなものです。
ここに書いてあることを1日、2日やるのは至極簡単なことです。でも、1日、2日やっただけじゃ足りないんですよね。これが1週間続いて、1ヶ月続いて、半年、1年、10年と続けられるようになれることがあるべき姿です。三日坊主で続ければいいんです。3日続けて1日休んで、また3日続けて1日休む。これの繰り返しでいいんだと思います。大事なのはあきらめず続けること。始めるのは最初のエネルギーが大きければできるけど、継続というのは爆発的なエネルギーはいらない。長く細く続くエネルギーが必要なんです。
さて、僕はまず明日の準備から始めることにします。